excel用于数据处理的一些实用技巧

  • 2014-04-09
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在处理少量数据时,excel的一些基础功能都已能满足需求,稍微懂一些也可以一项项进行修改,但是碰到数据量庞大时,该如何处理呢,可能一条条数据录入也能解决工作需求,但是时间浪费在这些事情上是否有意义呢。所以,在数据处理时,一些必要的技巧还是需要了解,今天和大家分享一些本人在处理数据时用到一些实用功能。

选择性粘贴

一般情况下,网页上的数据都会直接复制后,然后粘贴到excel上,虽然这样可以得到自己想要的数据与排列,但是却出现一个问题,就是会把网页上的格式一并复制了过来。而如果使用选择性粘贴仅粘贴的文本的话,得到的数据基本上不需要二次处理,这是选择性粘贴的实用之一。

另外一个,是选择性粘贴中最为强大的一个功能,便是转置,如果没有发现这个功能,在行列数据转换上将花费你大量时间。而如果在复制的时候,选择“选择性粘贴-转置”功能,轻轻松松的就可以将行列进行转换,别人半天才能完成的事情,只需1分钟就可搞定。这个功能,一般我会用在对时间的处理上,因为有些数据的时间并不是按行从上向下排列,而是按列从左至右,在对数据处理造成很大困扰,所以在这里使用转置功能尤为重要。

F5键

如果你在网上看到过excel弹出“找不到对象”的图片,不知道这个提示会在哪里弹出的话,请在excel中按F5键,F5是定位的快捷键,也是excel中超级实用的一个键。

比如说,在复制网页数据时,未进行选择性粘贴,而是直接复制到excel中,那么excel中可能会将表格控件也直接复制了进来,按DEL键毫无反应,也挺让人抓狂的。但是,有F5键在,解决这个问题就so easy了。首先确定看菜单有没有开发工具,如果没有的话,需在依次打开文件-选项-自定义功能区-将开发工具打勾,开发工具早晚都要的到的,早点开启省得想见恨晚。话不多数,如要清理这些控件,先选择开发工具,再进入设计模式,然后按F5,在条件格式中选择对象,自动选定控件,然后按下del,直接删除。

除此之外,对一些缺失数据的处理也非常好用,比如有些单元格没有数据,需要以0代替,但是手动查找会把人累死,而使用F5在选定区域定位空值,然后输入0,再按ctrl+enter,直接将空值全部填为0,想要改为其他数据或其他规则,一样的道理,但别忘记按ctrl+enter.

条件格式

在一开始的时候,以为数据多时,一定要会些非常高端的技能,才能处理一些比较棘手的问题。但实际上,条件格式基本上可以满足大部分需求,比如查找重复项,观察数据变化,筛选指定数据等,都只需几部就可以搞定,而不需要去使用复杂的公式函数,有些需要达到的功能甚至可以一键搞定。当然里面所列的公式并不完全,但是里面有一个使用公式确定要设置格式的单元格,使用此功能则很轻松的对数据进行处理。

防止公式计算出现#DIV/0!

可使用if(iserror(公式),0,公式),比如if(iserror(点击/展现),0,点击/展现)。由于在求比率中,有时会遇到其中一项为0的数据,如果直接进行除法运算,则会出现#DIV/0!的错误,所以在写公式前加上一个if判断,可以在数据出错时,让其以0显示。

简单提取字段的方法,有时候会遇到需要在一串字符中提取出其中几位对自己有用的数据,而其中又是有规律的,手动提取费时费力。如若想要快速处理这些数据,则要用过left、right、mid公式,left提取从左始的数据,right提取从右开始的数据,mid提取中间的数据。

字段提取

mid(需要提取提取字段单元格,开始位置,提取字数):如mid(H1,4,8)为提取单元格H1从第4位开始的8个字符。

right与left的只有两个参数,即单元格与提取字数。

right(需要提取字段单元格,提取位数)如right(H1,4)为提取H1单元格最后4位数

left(需要提取字段单元格,提取位数)如left(H1,4)为提取H1单元格开始的4位数

excel里面的水很深,本人也仅仅是湿了脚而已。这个工具还有许多实用功能等待本人去挖掘,以后有机会再把新发现的技巧分享给各位。

 

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